Грамотная работа с поставщиками очень важная часть успеха компании на рынке и среди конкурентов. При этом мы говорим не только о поставщиках сырья, вспомогательных и упаковочных материалов для вашего продукта, но и про поставщиков услуг.
Работа с поставщиками и Система ХАССП
Если говорить о Системе менеджмента, то давайте обратим внимание на такое определение как контекст организации, условия при которых организация функционирует и достигает своих целей. Поставщики играют не самую последнюю роль в данном случае. При хороших, доверительных отношениях с поставщиками – это путь к успеху любой компании. И наоборот. Если вы не можете контролировать работу с поставщиком - то вы уязвимы. Вспомните хотя бы недавнюю историю с нехваткой сырья иностранного происхождения. Многие производители столкнулись с очень большим проблемами и до сих пор их разгребают.
Работа с поставщиками также относится к программе предварительных условий. То есть к базовым условиям, которые обеспечивают выпуск качественного и безопасного продукта. Если очень коротко.
Знаете почему я решила взять эту тему? Потому что работа с поставщиками больной вопрос. Я сама недавно с эти столкнулась в очередной раз. Не для кого не секрет что согласовать какую-либо документацию с поставщиками – это длинный путь и не всегда он увенчивается успехом. Да, есть поставщики, которые довольно быстро реагируют на ваши запросы. Именно поэтому буквально года три назад я добавила новый критерий для выбора поставщиков – оперативный ответ на запросы. Но об этом чуть позже.
Выбор и оценка поставщика
Начнем с того, что при закупке товара/услуги мы в начале должны выбрать поставщика, который нам этот товар/услугу предоставит. Для того чтобы выбрать поставщика, мы должны сравнить его с другими поставщиками. И конечно мы должны придерживаться каких-то критериев для того чтобы эту оценку провести. Критерии выбираете самостоятельно – то что для вас важно. Например, это может быть: качество и безопасность закупаемого товара/услуги, цена, условия доставки и так далее. Ну и как я уже сказала у меня новый критерий для выбора - оперативный ответ на запросы. Также можно к каждому критерию установить коэффициент весомости или важности. Например, для вас самым важным критерием будет качество и безопасность продукции, а может быть условия доставки? И уже по совокупности всех этих критериев вы выбираете самого лучшего своего поставщика. Ну и альтернативных поставщиков про запас. Так как это рынок и довольствоваться услугами одного поставщика не представляется возможным.
Аудит поставщика
Что еще мы можем делать чтобы выбрать поставщика? Конечно же провести аудит поставщика. Этот аудит может быть и документарным. Что такое аудит знают многие. По сути это проверка поставщика по вашим требованиям, которые вы к нему предъявляете. Когда какая-нибудь торговая сеть проводит у вас аудит – это проверка торговой сети своего поставщика по своим собственным требованиям. Это отличный инструмент для выявления возможностей для улучшения работы с поставщиком и предотвращения неприятных последствий, так сказать. Если у компании нет возможности проводить фактический аудит, она проводит документарный. Суть его заключается в том, что вы отправляете список вопросов (чек-лист аудита) и ждете его в заполненном виде с предоставлением документации для подтверждения пунктов чек-листа. По итогам такого аудита - вы либо одобряете поставщика либо отклоняете.
Для чего нам спецификация?
Одно из самых главных условий работы с поставщиком – это возможность этого поставщика поставлять товар/услугу по вашим требованиям. Все требования к товару/услуге указаны в договоре поставки/оказания услуги и конечно же в спецификации на товар/услугу. Вы можете составить спецификацию на товар/услугу где пропишите все свои конкретные требования и приложить эту спецификацию к договору поставки/оказания услуги.
Кроме того, вспомните про предварительную информацию необходимую для проведения анализа рисков в Системе ХАССП/СМБПП. Как правило данный пункт стандарта (речь про п. 4.2.1 ГОСТ Р 51705.1 или про п. 8.5.1.2, 8.5.1.3, 8.5.1.4 ISO 22000) как раз и можно задокументировать в виде спецификации на товар. Поэтому та самая спецификация на товар будет выполнять несколько функций:
- Источник предварительной информации о сырье/материале для построения Системы ХАССП/СМБПП;
- Требования к товару/услуге которые вы предъявляете к поставщику;
- Также критерии приемки описаны в спецификации и по ним вы проводите входной контроль.
Ну чтож, я попробовала вам немного раскрыть тему важности работы с поставщиком. Надеюсь было полезно.
У меня все!
Дата публикации: 04.11.2022 г.
Рекомендую к просмотру и другие видео канала:
Как проводить входной контроль товаров поступающих на предприятие?