Бумажные и электронные журналы

Приветствую всех! Тут коллеги надоумили меня написать про свой опыт работы с электронными журналами. Вот пишу :)

Наши старые добрые бумажные журналы знают все. Это как говорится классика.

Журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью. Зачем это нужно? Чтобы обеспечить их сохранность и не изменяемость.

Хотя многие спорят, зачем, например, прошивать журналы? Как-будто если журнал прошить, то нельзя вырвать страницы.

Правила ведения электронных журналов

Но вот как быть с электронной версией записей? Ведь некоторые проверяющие по-прежнему негативно относятся к подобной версии записей. Но в век информационных технологий это довольно странно.

Но на моем опыте, в последнее время аудиторы очень лояльно относятся к электронным журналам. Но это зависит от того как вы будете их вести и как вы продемонстрируете управление ими. Они также должны быть сохраняемы, восстанавливаемы, неизменяемы.

Если из примитивного, то на каждый электронный журнал необходимо установить пароль. Это можно сделать, например, в Exel. Допустим вы ведете журнал по контролю поступающего сырья. Эти записи должен вносить только ответственный сотрудник. И только у него должен быть доступ к этим записям. Остальные могут его просматривать в режиме чтения. Самое сложное с чем можно столкнуться в электронных записях, так это с тем, что сам ответственный по записям может внести правки, а это как говорится мы не договаривались)) Но насколько мне известно, ваши сисадмины могут подсказать как можно отследить эти изменения в системе. Это можно сделать, проверено.

Многие по прежнему не доверяют электронным журналом так как может произойти сбой в системе и вся ваша информация уйдет в небытие. Поэтому не забывайте делать резервные копии.

На рынке есть специальные программы по ведению электронных документов и записей и там уже продуманы все пути решения данных проблем.

Электронные или бумажные журналы? Что лучше?

Лично я считаю, что в каком-то случае лучше вести бумажные журналы, а в каких-то электронные.

Смотрите сами по процессу. Например, в некоторые бумажные журналы просто не помещается масса информации ввиду его ограниченности по размеру. Да и почерк в этом случае не надо разбирать, и лес бережешь. Но вот в бумажных журналах свои плюсы. Порой их удобнее вести.  

Например если работник не владеет навыками работы с персональным компьютером или он делает записи в цехе, а условия производства не позволяют устанавливать ПК на месте.

Помимо этого некоторые журналы запрещено вести в электронном виде - по пожарной безопасности, по охране труда, по кадровым вопросам. Уточняйте требования в нормативной документации.

А вы как ведете записи? Поделитесь опытом в комментариях!

24.07.2020 г.