Отзыв и изъятие продукции. Полезные советы.

Думаю вы слышали про один из последних реальных отзывов продукции? Это отзыв колбасы немецкой компании Wilke Wurstwaren в октябре этого года, в которой обнаружены листерии. На минуточку двое человек погибли и более 40 человек получили отравление. Поэтому сегодня поговорим про отзыв и изъятие продукции.

Согласно требованию, п.8.9.4.1 ISO 22000:2018:

Если продукция, вышедшая из-под управления организации, впоследствии признается небезопасной, организация должна уведомить об этом соответствующие заинтересованные стороны и предпринять действия по ее изъятию/отзыву.

Термины - «отзыв» и «изъятие» следует разделять, хотя в ISO 22000 определение данных терминов отсутствует. Но если почитать «The British retail consortium» (русский перевод я не нашла, но если у вас есть – отправьте мне пожалуйста), то в данном документе так звучит определение этих терминов:

Отзыв продукции - процесс, с помощью которого производится удаление небезопасного или незаконного продукта, который находится во владении конечного потребителя.

Изъятие продукции - процесс, с помощью которого производится удаление небезопасного или незаконного продукта из цепочки поставок, но не включает удаление продукта, находящегося во владении потребителя.

Уловили разницу? Например, если ваш товар находится на складе торговой точки и еще не находится на полке в магазине, то в этом случае вы проводите изъятие продукции. Если же ваш товар находится уже на полке в магазине и его приобретает конечный потребитель, то вы проводите и отзыв, и изъятие товара. Отзыв осуществляется путём оповещение не только своих клиентов, но и контролирующих органов, средств массовой информации.

Изготовителю пищевой продукции необходимо иметь в наличии процедуру отзыва/изъятия продукции, в которой будет описан весь порядок управления потенциально небезопасной продукцией и ее отзывом, и изъятием из реализации в случае обнаружения.

Для того чтобы отзыв и изъятие продукции прошел успешно, необходимо тестировать данную процедуру.

Как провести тестирование процедуры отзыва/изъятия продукции?

1. Назначить день проведения тестирования процедуры.
2. Назначить ответственных исполнителей.
3. Предупредить организацию с которой планируете осуществить учебный отзыв/изъятие продукции, направив соответствующее письмо.
4. В день Х оповестить письменно всех участников о том, что процедура учебного отзыва/изъятия продукции началась.
5. Направить письмо с идентификационными данными партии готовой продукции, которая является потенциально небезопасной и с четким инструктажом что с ней необходимо сделать. Главное тут – идентификация и изоляция всей партии потенциально небезопасной продукции на том складе, где эта продукция в данный момент находится.
6. Я бы включила сюда и физические действия с продукцией. Хотя понимаю, что редко кто это делает. Смысл заключается в том, что необходимо физически вернуть потенциально небезопасную продукцию на предприятие. Зачем это делать спросите вы если это не настоящий отзыв/изъятие? Для того, чтобы понимать сколько времени вы на это потратите. В целом это полезно чтобы отработать все этапы отзыва/изъятия продукции, так как на любом из этапов могут возникнуть свои сложности.
7. Когда потенциально небезопасная продукция вернулась к вам на склад, ее также необходимо идентифицировать и изолировать. И мой вам совет, если у вас на складе применяется система управления складом WMS, то не ограничивайтесь блокировкой продукции только в информационной системе на компьютере. Так как может возникнуть сбой в системе или просто произойдет выключение электричества, поэтому инфолисты никто не отменял.
8. Для того чтобы понять, что делать далее с потенциально небезопасной продукцией, необходимо провести ее исследование. После этого руководитель группы по безопасности пищевой продукции или назначенный ответственный принимает решение по дальнейшим действиям с ней – доработка/переработка, утилизация или возврат в реализацию. Главное тут – чтобы продукция была безопасной для потребления в пищу, если она возвращается в реализацию.
9. По результатам проведенного учебного отзыва/изъятия продукции вам необходимо проанализировать результативность всех мероприятий, оценить выполнение поставленных целей, учесть время, затраченное на реализацию всех действий. И по итогам сделать выводы, возможно провести коррекции и корректирующие действия, чтобы в дальнейшем улучшить процедуру.

Полезные советы:

1. Обязательно составьте список (перечень) основных контактных лиц на случай отзыва/изъятия продукции. Список должен состоять как из контактов сотрудников предприятия, так и контактов поставщиков, клиентов, внешних контролирующих органов. Желательно чтобы был не один контакт ответственного лица, а как минимум два, на случай отпуска или болезни основного ответственного лица.
2. При проведении учебного отзыва/изъятия продукции, постарайтесь не оповещать всех сотрудников компании, а только минимум ответственных лиц.
3. Проведите тренировочный отзыв/изъятие в выходные/праздничные дни или, когда основные ответственные находятся в командировке. Вы зададитесь вопросом «Зачем нам такие сложности?». Мой ответ – лучше сделайте это во время учебного отзыва/изъятия продукции чем в обстоятельствах реального отзыва продукции (ни дай бог), чтобы понять где стоит улучшить систему коммуникации.
4. Составьте заранее письмо-оповещение, которое будете направлять в контролирующие органы и клиентам в случае реального отзыва.
5. Не отрабатывайте систему на примере своего собственного склада или магазина. Понимаю это гораздо проще, но в таком случае вы можете просто упустить некоторые пункты процедуры. Поэтому проводите проверку процедуры отзыва/изъятия со своим клиентом.
6. Обязательно проводите тест прослеживаемости совместно с тестом процедуры отзыва/изъятия продукции. Прослеживание очень важно для проведения результативного отзыва/изъятия продукции. Кто не знает, что такое прослеживаемость, почитайте мою статью на эту тему. Я писала об этом ранее.

На самом деле тема эта гораздо сложнее чем кажется и трудно уместить всю информацию в одной статье. Но основные моменты я попыталась тут отразить.

И в завершении я вам искренне пожелаю никогда не иметь необходимости проводить реальный отзыв продукции.

15.10.2019 г.